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RPA - Rechnungseingang in wenigen Tagen digitalisieren

Mit RPA / UiPath können wir schon nach wenigen Tagen spürbare Skalierung der Prozesse und Entlastung der eigenen Mitarbeiter ohne Störung des laufenden Betriebes herbeiführen!

In dem heutigen Blogbeitrag soll es beispielhaft darum gehen, wie Sie mit Hilfe von RPA erste und vor allem schnelle Schritte und in Richtung Integration und Automatisierung von Prozessen in Ihrem Unternehmen machen können. Dadurch ist eine schnelle Entlastung der Fachabteilungen und Skalierung von Prozessen in wenigen Tagen z.B. im Bereich Rechnungseingang möglich.

Wer mit dem Begriff RPA noch nichts so richtig anfangen kann, findet unter https://datapassion.de/index.php/portfolio/robotic-process-automation eine kurze Zusammenfassung sowie Anwendungsszenarien für den Einsatz von RPA.

Nahezu in jedem Unternehmen, dem wir auf unserer Kreuzfahrt durch die Integrationsmeere begegnen, finden sich sogenannte Papier Prozesse oder Prozesse, die immer denselben Ablauf aufweisen, wiederkehrend, personalbindend und/oder lästig für den Auszuführenden sind, aber dennoch zum täglichen Unternehmensablauf gehören.

Rechnungen oder auch Bestellungen stellen hierbei ein Klassiker in Unternehmen dar. Oft werden sie per Mail an die entsprechenden Unternehmen / Abteilungen gesandt, oder gelangen über den postalischen Weg an den jeweiligen Zielort. In vielen Fällen werden diese dann von Mitarbeitern eingescannt und wie auch die per E-Mail erhaltenen Dokumente in Zielsysteme zur weiteren Verarbeitung übertragen. In dem heutigen Blogbeitrag soll an Hand dieser zwei klassischen Beispiele gezeigt werden, wie einfach es ist, mittels RPA diesen Prozess zu automatisieren, um somit

  • personelle Ressourcen für andere Tätigkeiten verfügbar zu machen,
  • Fehlerpotential durch menschliche Hand zu senken,
  • Performance zu generieren,
  • Ggf. Kosten zu senken,
  • und letztendlich einen Schritt in Richtung Integration zu gehen.


Die im Folgenden verwendete Software zur technischen Umsetzung ist die UiPath Enterprise RPA Platform. Unter der URL https://www.uipath.com/de/start-trial können Sie sich kostenlos eine Test-Version herunterladen. Unsere Empfehlung: Testen Sie am besten UiPath selber aus. Das Erstellen von Prozessen ist denkbar einfach und dauert auch für nicht erfahrene Benutzer nur wenige Augenblicke. In den Prozessen verwendete Ausdrücke können über VB (Visual Basic) und/oder C# abgebildet werden.

Zum einfacheren Einfinden in die Thematik stellen wir eine Beispiel-Implementierung der Prozesse als Download Ihnen zur Verfügung.

Dateiname: DATA-Passion-UiPathExamples
Dateigröße: 165 kb
Datei herunterladen

RPA-Szenario 1: Rechnungsdaten aus PDF / E-Mail-Attachment extrahieren 

Im folgenden Szenario werden Rechnungen als PDF-Datei per Mail an eine Rechnungsadresse „Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!" gesendet. Die Rechnungen werden innerhalb des Postfachs per Filter in einen Ordner „Rechnungen" vorsortiert. Der Ablauf ohne RPA würde nun wie folgt aussehen. Mitarbeiter X kontrolliert ggf. mehrmals täglich den Ordner des Postfachs. Neue E-Mails mit einem Anhang werden von Mitarbeiter X geöffnet und alle relevanten Informationen werden in ein Zielsystem übertragen. Anschließend wird das Attachment der E-Mail heruntergeladen und in ein dafür vorgesehenen Archiv-Ordner auf einem Server hinterlegt. Diese Tätigkeit kostet Mitarbeiter X pro Mail ca. 5 Minuten, wenn er nicht durch Kollegen oder andere Ereignisse am Arbeitsplatz in seiner Konzentration und seinem Arbeitsfluss unterbrochen wird.

Derselbe Ablauf mit RPA würde wie folgt aussehen. Eine Rechnung wird durch den Filter in den Ordner „Rechnungen" vorsortiert. Durch RPA wird zyklisch geprüft, ob neue E-Mails mit Attachment vorhanden sind. Wenn ja, werden die Attachments heruntergeladen und im Archiv-Ordner gespeichert. Die PDF-Datei wird zu Text konvertiert und entsprechende Informationen herausgefiltert. Diese könnten nun direkt ebenfalls per RPA in ein Zielsystem, wie Beispielsweise Ihr ERP übertragen werden. Der Vorgang zur Bearbeitung einer Mail dauert in der unten gezeigten Beispielanwendung ca. 7 – 12 Sekunden.

Im Folgenden soll die Kundennummer sowie die Rechnungsnummer aus der gezeigten Rechnung extrahiert werden, um diese in einem Zielsystem (beispielsweise SAP) verarbeiten zu können. Da beliebige Zielsystem verwendet werden könnten, wurden in diesem Beispiel die jeweiligen Informationen als Ergebnis in einem Dialog-Fenster auf dem Bildschirm ausgegeben.

​ Die RPA-Prozesse wurden mithilfe von UiPath Studio designed. Die hier abgebildete Sequenz prüft die ersten 100 ungelesenen E-Mails im Ordner „Rechnungen" des Accounts „Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!". Wurden entsprechende E-Mails gefunden, werden diese als gelesen markiert, um diese bei der nächsten Bearbeitung nicht erneut zu verarbeiten.

 Anschließend werden alle Anhänge für jede Mail auf die die Endung „.pdf" geprüft. Enthält die Mail einen Anhang und ist dieser im korrekten Format, wird das Attachment im Archiv Ordner gespeichert und von PDF zu Text konvertiert.

Es werden die relevanten Daten extrahiert und ausgegeben.

RPA-Szenario 2: Rechnungsdaten per OCR (Scan oder Foto) extrahieren

Das zweite Beispiel ändert das Szenario 1 dahingehend ab, dass Rechnungen auf postalischem Wege erhalten wurden und anschließend zu Zwecken der Dokumentation eingescannt oder abfotografiert wurden. Es wird wieder die Kunden- und Rechnungsnummer manuell aus der gescannten bzw. fotografierten Rechnung übernommen.

Die unten gezeigte Abbildung zeigt die Rechnung sowie das Ergebnis des RPA Prozesses.

Die Besonderheit hierbei liegt nicht etwa in einer komplexeren Struktur der Rechnungsnummer, sondern im RPA-Prozess selbst. Mit Hilfe von OCR (optical character recognition) wird innerhalb des Prozesses das Bild in Text konvertiert. Anschließend werden dieselben Text-Filter genutzt wie in Szenario 1. UiPath bietet für die Texterkennung innerhalb von Bildern verschiedene OCR-Engines, wie beispielsweise Microsoft OCR, Tesseract OCR oder Google Cloud Vision OCR an, die einfach in Prozesse mit eingebunden werden können.

So gewonnene und extrahierte Daten können wiederrum weitere RPA-Prozesse triggern und so letztendlich ganze Prozesse auf einfache Art und Weise abbilden.

Resümee 

​Durch RPA ist es möglich, Prozesse sehr schnell zu digitalisieren!

Durch Automatisierung können Sie so täglich, zeitraubende Prozesse als ersten Schritt in Richtung Integration zu Ihrem Vorteil nutzen. Sei es die automatische Übertragung in Ihr ERP-System (z.B. SAP) oder das Übertragen von Daten aus Altsystemen. Mittels künstlicher Intelligenz und gut entwickelten Prozessen, können Sie teil- oder vollautomatisiert Tasks abarbeiten lassen. RPA bietet ein enorm größeres Potential als die hier gezeigten alltäglichen Beispiele. Durch Digitalisierung, Automatisierung und Integration sparen Sie nicht nur Kosten, sondern erhöhen die Effizienz und die Performance, durch das Verschieben von personelle Ressourcen in andere „wichtigere" Bereiche.

RPA - UiPath Roboter beschleunigen Auftragsabwickl...
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